Framgångsreceptet för ett bra möte är att alla tar ansvar, framförallt den som leder, men också deltagarna. Kortfattat var det essensen i seminariet om Effektiva möten.
Intresset för att genomföra möten på ett effektivare sätt är stort. Det var den månghövdade publiken på Frykenstrand torsdagen den 17 september bevis på. Deltagarna utgjordes av en blandning av företagare, kommunens chefer och representanter från andra kommuner som medverkar i Genius Loci.
Ineffektiva möten är i det långa loppet kostsamt för organisationen, oinspirerande för individen och leder inte arbetet framåt. Genom teoretiska pass varvade med praktiska övningar i grupper fick deltagarna pröva på de verktyg som lärdes ut.
Tydlighet ger effektivitet
Tydlighet är ett nyckelord för ett effektivt möte – vilka ska kallas till mötet, vilken roll har de olika deltagarna på mötet, vad är syftet med mötet, vad ska mötet resultera i, är några av de frågor som den som planerar mötet bör tänka igenom. Det finns även olika typer av möten, till exempel avstämningsmöten, informationsmöten, beslutsmöten och arbetsmöten och en och samma person kan ha olika roller i olika typer av möten.
Mötesledaren viktig roll
Den som leder mötet har ett mycket stort ansvar för att styra mötet så alla kommer till tals, tider hålls, gör klart vem som gör vad efter mötet och hur feedback sker. Det är också viktigt att gemensamt bestämma mötesregler. Till exempel komma i tid, avsluta i tid och stänga av mobiltelefonerna.