Arrangera event

Då ska du ansöka om tillstånd hos polisen enligt Ordningslagen (1993:1617). Det gäller till exempel önskemål om

• uteservering
• evenemang/försäljning
• byggställning, skyltar, bord eller scen.

Handläggningstiden hos polisen finns angiven på deras hemsida. Polisen skickar din ansökan vidare till kommunen för yttrande. Kommunen har en handläggningstid på minst fyra veckor.

När polisen godkänt ansökan tar kommunen ut en avgift för markanvändning vid kommersiell verksamhet (företag och ekonomiska föreningar).

Arrangören ska skriva ett avtal med kommunen innan platsen eller lokalen får börja användas.

Du kan ansöka om tillfälligt serveringstillstånd. Detta gäller endast under utsatt tid och kan även sökas för slutna sällskap.

Serveringstillstånd behövs inte om dessa tre punkter är uppfyllda

• Evenemanget gäller ett enskilt tillfälle och är riktat till en på förhand bestämd grupp personer, till exempel föreningsmedlemmar eller gäster på ett privat bröllop.
• Det genomförs utan vinstsyfte, vilket innebär att eventuell alkoholförsäljning sker till självkostnadspris och att deltagarna inte betalar några andra avgifter, såsom entré eller kostnad  för underhållning.  
• Det hålls i lokaler där det inte förekommer yrkesmässig försäljning av alkohol eller lättdrycker, exempelvis en hembygdsgård eller en föreningslokal. 

Handläggningstiden räknas från det att ansökan anses komplett.  För tillfälligt serveringstillstånd till allmänheten är handläggningstiden upp till sex veckor och för slutet sällskap upp till två veckor.

Alkohollagen ställer tydliga krav på dig som söker serveringstillstånd. Kommunen hämtar yttrande från andra myndigheter för att avgöra sökandes och lokalens lämplighet.

Sökanden ska med hänsyn till sina personliga och ekonomiska förhållanden, samt omständigheter i övrigt, vara lämplig att utöva verksamheten.

Sökanden och andra personer med betydande inflytande behöver skriva ett kunskaprov. Provet bokas hos kommunen efter ansökan gjorts.

Ordning och nykterhet 

• Serveringen av alkoholdrycker och alkoholliknande dryck/preparat ska vara ansvarsfull och präglas av måttfullhet. Ordning och nykterhet ska råda såväl inne på serveringsstället som i dess närhet. Övrig oordning som inte är direkt orsakad av alkoholförtäring ska också undvikas.
  
  
• I Sunne kommun godtas inte försäljning av så kallade helrör med sprit, ölhinkar, shotsbrickor, pump på serveringsbord eller liknande. Servera alkohol på ett ansvarsfullt sätt förenligt med Folkhälsomyndighetens krav på återhållsamhet. Undvik att servera stora mängder till en person eller en grupp, så att du behåller kontrollen över serveringen.
  
  
• På serveringsställen med ungdomsinriktad verksamhet (18-25 år) ska all serveringspersonal gå utbildning i Ansvarsfull alkoholservering vid nästkommande utbildningstillfälle.  

Uteservering 

• Serveringstillstånd avser ett visst avgränsat utrymme. Det kan vara en uteservering som finns i anslutning till serveringsstället. Kommunen kan vid tillståndsgivningen besluta om kortare serveringstider än tiderna som gäller inomhus, för att inte störa omgivningen.
  
  
• En uteservering definieras som en servering utomhus med markyta/ golv samt eventuell bakvägg. Med dessa ytor borträknade får övrig yta, tak och sidor av serveringen inte vara täckt till mer än femtio procent. Om uteserveringen är täckt därutöver räknas serveringen som en utbyggnad och det krävs bygglov. Placeringen ska vara så nära restaurangen som möjligt och vara väl avgränsad. Det är av stor vikt att uteserveringen kan överblickas, antingen inifrån restaurangen eller av stationerad personal på uteserveringen. För en servering som är belägen på ett område som inte är i anslutning till, eller i omedelbar närhet av själva serveringsstället (så kallad satellitservering), beviljas inte serveringstillståndet.
  
  
• Alla uteserveringar omfattas av rökförbud. Rökförbudet gäller även vid entréer till serveringsstället. ett kunskapsprov. Provet bokas hos kommunen efter ansökan gjorts.

För att bedriva livsmedelshantering krävs i regel att den aktuella anläggningen registreras hos kommunen. Registreringen gör det möjligt för kommunen att kontrollera att verksamheten uppfyller lagstiftningens krav på säkra livsmedel och redlighet. Handläggningstiden är två veckor.

Vid tillfälliga arrangemang, såsom marknader, mässor eller liknande enstaka evenemang, kan det finnas undantag från registreringskravet.

Oavsett registreringsplikt ansvarar den som släpper ut livsmedel på marknaden alltid för att livsmedlen är säkra.

Kontakta miljö- och byggenheten inför evenemanget för att få en bedömning.
E-post mbn@sunne.se
Telefon 0565-168 20.

Säker livsmedelshantering

All livsmedelshantering ska ske på ett sätt som förhindrar att maten blir skadlig eller ohälsosam, vilket gäller även när en registrering inte behövs. Följ gärna dessa riktlinjer, särskilt vid hantering av oförpackade livsmedel.

Förberedelser: Vid livsmedelshantering utomhus kan det förenkla om mesta möjliga av förberedelser och tillagning sker inomhus, i en lokal avsedd för livsmedelshantering. Det underlättar god hygien och säker hantering vid evenemangets försäljnings- eller arbetsplats.

Vatten: Dricksvatten ska vara rent och kontrollerat enligt dricksvattenföreskrifterna. Kommunalt dricksvatten uppfyller kraven.<

Hygien:

• Handtvättsmöjlighet med vatten, flytande tvål och pappershanddukar.
• Tillgång till toalett med möjlighet att tvätta händerna enligt ovan.
• Rena skyddskläder, såsom rock och/eller förkläde. Håll håret samlat och
  använd gärna hårskydd.

Temperaturer: Kallt ska vara kallt, varmt ska vara varmt. En termometer gör det enklare att ha koll på temperaturer vid förvaring, tillagning och varmhållning.

Livsmedelshygien: Arbetsytor ska vara täta, släta och lätta att rengöra. Råvaror och färdiga produkter hålls åtskilda om de är oförpackade. Skydda livsmedel och utrustning mot damm, väta, starkt solljus och djur, och placera inte direkt på marken.

Tänk till gällande enklare disk- och rengöringsmöjligheter. Beroende av han-tering kan detta kanske behövas. Tillräckligt antal rena redskap ska användas,
särskilt om diskmöjlighet saknas. Engångsservis kan vara ett alternativ.

Välj livsmedelsgodkända material som får komma i kontakt med livsmedel.

Allergeninformation och övrig obligatorisk livsmedelsinformation lämnas och får inte vara vilseledande.

Utformning av försäljningsplats: Hanteringsplatsen bör placeras på hård eller täckt yta för att undvika blöt och upptrampad mark. Området bör avgränsas från kunder med varuskydd eller motsvarande. Håll försäljningsplatsen ren och ordnad.

VA och avfall i Sunne kommun kan hjälpa dig med frågor kring vatten och avfall och hur du kan göra för att minimera mängden av dem. Kontakta kommunens VA-enhet i god tid om du behöver dricksvatten och avlopp till evenemanget.

För BDT-avlopp (exempelvis för disk och matlagning) ska i huvudsak slutna tankar/behållare används. Dessa tillhandahålls inte av kommunen.

Avlopp för toaletter och andra sanitetslösningar ska i första hand hanteras med mobila toaletter (till exempel toalettvagnar). Dessa tillhandahålls inte av kommunen.

Om platsen för evenemanget är nära ett befintligt avloppsnät, kan du ansöka om tillfällig anslutning hos kommunen. Om anslutning är möjlig debiteras den enligt gällande VA-taxa.

Beställning av avfallskärl, tillfällig VA-anslutning och tömning av mobila toaletter ska göras via telefon 0565-162 02 måndag till fredag 08:00-12:00 eller via e-post: tekniskaenheten@sunne.se

Vid akuta behov rörande avlopp på kvällar och helger sker beställning direkt hos kommunens entreprenör, på telefon 010-45 59 150. Tömningarna debiteras enligt gällande renhållningstaxa.

Avfallshantering vid evenemanget

• Bruna kärl för bioavfall (matavfall) tillhandahålls av kommunen. Tänk på storlek på matavfallspåsarna. Finns behov av MatHilda-korgar eller små påsar?
• Gröna kärl för restavfall, tillhandahålls av kommunen.
• Andra kärl för till exempel förpackningar, (färgat/ofärgat glas, papper-, plast-, metallförpackningar), tillhandahålls inte av kommunen.
• Pantbehållare, mer information finns på www.pantamera.nu/foretag/festival— evenemang eller hos andra avfallsaktörer som Prezero, Stena, Ragnsells,
  med flera.

Som arrangör ska du se till att besökaren kan sortera restavfall, matavfall och förpackningar på platsen för evenemanget.

Hur kan avfallet från evenemanget minimeras?

• måste ni ha engångsartiklar?
• kan flergångsartiklar användas och vilket material har de?
• fungerar det med pantsystem?

Kommunen ansvarar för transport och omhändertagande av restavfall och matavfall och levererar ut kärl. Kommunen kan vara behjälplig med dimensionering av avfallskärl, vilket sorts avfall som kommer att uppstå och vad som ska sorteras ut.

Förpackningsavfallet kan du lämna utan kostnad vid Holmby återvinningscentral eller teckna avtal med avfallsaktör om hämtning på plats. Avgifter kan tillkomma.

Utkörningen sker i samråd med arrangören. Efter evenemangets slut tömmer vi och hämtar kärlen. Tjänsten debiteras enligt gällande renhållningstaxa.

Vid större evenemang, eller av utrymmesskäl, kan hämtning av mat- och restavfall ske under pågående evenemang.

Tänk på att omfattande avfall lätt kan bli en brandfara.

Det är du som arrangör, tillsammans med fastighetsägaren, som är ansvarig för lokalens brandskydd och arrangemangets säkerhet. På ett systematiskt sätt behöver du planera och organisera så att brandskyddet fungerar. Utrustning för släckning och livräddning vid brand eller annan olycka ska finnas.

Vidta de åtgärder som behövs för att förebygga och minska konsekvenserna vid en brand.

De viktigaste punkterna är

• Ansvar och organisation – tydliggör vem som är ansvarig för vad; fastighetsägare eller arrangör?  
• Riskinventering – genomgång av lokalen/området för att skaffa sig kännedom om brister som finns och åtgärda dessa.  
• Tekniskt brandskydd – brandsläckningsutrustning, nödutgångar, utrymningsvägar, brandlarm, med mera.
• Kunskap om hur man använder brandsläckningsutrustning och annan livräddningsutrustning.  
• Tillfartsvägar för utryckningsfordon – säkerställ att det finns tillfartsvägar och att de är väl utmärkta så att ingen blockering kan göras genom att parkera fel.  
• Utrymningsvägar/dörrar – tillräckligt många och breda, belysta om så krävs och alltid fria från brännbart material och andra föremål.  
• Tänk på möjligheten för utrymning även för personer som använder rullstol, barnvagnar, personer med syn- och hörselnedsättning, med mera.  

Information om brand och säkerhet inför evenemang 

När du söker tillstånd eller lämnar in anmälan om ditt arrangemang till polisen, alkoholhandläggare eller annan myndighet efterfrågar de information om lokalen. Oftast skickar de informationen vidare till räddningstjänsten för bedömning av lokalens lämplighet sett ur brand- och säkerhetssynpunkt.  

Innan du söker tillstånd, lämnar in anmälan, bokar lokal eller hyr  tält bör du ta reda på så mycket som möjligt som berör brand- skydd och säkerhet. Speciellt om du inte känner till lokalen eller platsen sedan tidigare.  

Du kan även kontakta räddningstjänsten via e-post eller 0565-163 50 om det berör en specifik lokal i Sunne kommun. Det kan finnas lämplig information från tidigare arrangemang.  

Föreningar och ideella verksamheter har möjlighet att använda lokaler kostnadsfritt. Anordnas en cup eller läger i Sunne finns det möjlighet att hyra vissa lokaler för övernattning.  

Sunne kommun erbjuder bokningsbara lokaler via sunne.se

Kommunens lokaler får endast användas av aktörer vars verksamhet är förenlig med kommunens värdegrund samt samhällets grundläggande principer om respekt för alla människors lika värde och individens fri- och rättigheter.

Du som arrangör kan arrendera offentlig mark för evenemang. Avgiften är enligt kommunens taxa.

Elanvändning

För ideella föreningar som arrangerar icke-kommersiella evenemang är elanvändningen kostnadsfri.  

Vid kommersiella evenemang, där arrangören är ett företag eller en ekonomisk förening, installeras en elmätare och arrangören debiteras för faktisk kostnad.

Lokaler att hyra 

Följande lokaler finns att hyra hos Sunne kommun i samband med idrottsevenemang som medför övernattning. 

• Fryxellska skolan
• SG/Broby
• Skäggebergsskolan 

Trafikreglering 

Om evenemanget innebär att vägar behöver stängas av, eller att trafiken påverkas, är det extra viktigt att kontakta kommunen minst sex veckor före. Tänk på att vi enbart har rådighet över kommunens egna vägar.  

Berör ditt evenemang Trafikverkets vägar eller enskilda vägar ber vi dig att i god tid kontakta respektive väghållare.

Trafikverket behöver få in din ansökan minst tre månader i förväg. Vid arrangemang på allmänna vägar krävs det tillstånd från polisen och ibland även från länsstyrelsen.

Om evenemanget berör enskilda vägar ska respektive markägares skriftliga godkännande bifogas tillsammans med ansökan.   

Kommunens medverkan vid evenemang är begränsad och syftar enbart till att möjliggöra användning av kommunal mark och upprätthålla ordning och säkerhet.

Arrangören ansvarar själv för att planera, organisera och tillhandahålla all utrustning, material och bemanning som krävs för evenemanget.

Kommunen erbjuder följande

• Tillstånd för markanvändning: Ansökan om att nyttja kommunal mark eller offentliga ytor.
• Nyckelutlämning: Till lokaler eller ytor som upplåtits för evenemanget.
• Trafikreglering: Vid behov och efter bedömning, för att säkerställa trafiksäkerhet i samband med evenemanget.
• Gratis att låna för ideella föreningar: exempelvis elsladdar, betongsuggor, i mån av tillgång.

Kommunen tillhandahåller inte material, utrustning, arbetskraft eller arbetsmaskiner till privata, kommersiella aktörer. Det är arrangörens ansvar att själv ordna dessa resurser. Kommunala medel ges enligt likställighetsprincipen. Otillbörligt gynnande av privata företag är inte tillåtet enligt kommunallagen.

Ideella föreningar kan få hjälp av kommunen i den mån det är möjligt.

Arrangören ansvarar för städning inom området där evenemanget genomförs, inklusive bortforsling av avfall och återställning av ytan i sin helhet.

Under och efter evenemanget

Beroende på hur stort ditt evenemang är kan kommunen genomföra tillsyn på plats.

Vid behov kan även polisen eller andra myndigheter delta. Tillsynen kan till exempel omfatta säkerhet och brandskydd genom räddningstjänsten, eller kontroll av alkoholservering, livsmedelshantering och andra områden som berörs av evenemanget.

Marknadsföring

På Sunne kommuns turistwebb Sagolika Sunne kan du som arrangör marknadsföra ditt evenemang när du fått eventuella tillstånd godkända.

Tänk på att vara ute i god tid, minst en vecka innan evenemangets start. Det ska vara öppet för alla att delta och vi publicerar inte evenemang som har politiska eller religiösa budskap.